Papírové faktury, ruční přepisování údajů a předávání šanonů účetnímu postupně ustupují digitálnímu zpracování. Digitalizace účetnictví už proto není pouze otázkou pohodlí. Pro firmy i živnostníky znamená rychlejší práci s doklady, lepší kontrolu nad penězi a jednodušší plnění daňových povinností.
Co znamená digitalizace účetnictví a proč je dnes nevyhnutelná i pro malé firmy a živnostníky? Jak vybrat správný nástroj a na co se před rozhodnutím zaměřit? A jak účetní software zvládá DPH, kontrolní hlášení a komunikaci s finanční správou? Odpovědi najdete v následujícím přehledu.
Obsah článku
Co znamená digitalizace účetnictví a proč je dnes nevyhnutelná?
Digitalizace účetnictví neznamená pouze vystavovat faktury v elektronické podobě. Podstatou je propojení jednotlivých účetních procesů. Vydaná faktura se uloží v systému, platba se může spárovat s bankovním účtem a údaje se následně využijí při zpracování účetnictví nebo DPH.
Význam online nástrojů potvrzují i data Českého statistického úřadu. V roce 2025 využívalo placené cloudové služby 54,9 % podniků s nejméně deseti zaměstnanci. U podniků se zároveň výrazně rozšířilo využívání dalších digitálních technologií.
Pro malého podnikatele je přínos ještě lepší. Pokud vystavíte například 30 faktur měsíčně, nemusíte údaje z každého dokladu znovu ručně přepisovat účetnímu. Dokument zůstává dostupný online a účetní s ním může pracovat přímo v systému nebo jej exportovat do svého účetního programu.
Jak vybrat účetní software pro firmu?
Správná volba nezačíná cenou licence. Nejdříve si určete, jaké procesy skutečně potřebujete pokrýt. Jiný systém potřebuje živnostník s několika fakturami měsíčně a jiný výrobní firma se skladem, zaměstnanci a stovkami účetních dokladů.
Před rozhodnutím si proto ověřte podporu daňové evidence nebo podvojného účetnictví, fakturace, bankovních výpisů, DPH, elektronických podání a spolupráce s externí účetní. Důležitá je také možnost exportu dat. Pokud jednou změníte software, neměli byste zůstat uvězněni v systému bez použitelných dat.
Pohoda jako tradiční účetní software Česká republika
POHODA od společnosti STORMWARE patří mezi zavedené české ekonomické systémy. Je vhodná pro podnikatele, menší firmy i náročnější účetní provozy. Jednotlivé varianty se liší rozsahem funkcí a způsobem provozu.
Praktickou výhodou je napojení na elektronická podání. Z programu lze prostřednictvím průvodce odesílat například přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení prostřednictvím datové schránky úřadu.
POHODA proto dává smysl především tam, kde nechcete pouze vystavovat faktury, ale potřebujete komplexnější ekonomický systém.
Money S3 pro daňovou evidenci a online účetnictví pro firmy
Money S3 je další český účetní systém, který pokrývá daňovou evidenci i podvojné účetnictví. Vedle fakturace umožňuje práci s bankou, pokladnou, majetkem a daňovými podáními.
Silnou stránkou Money S3 je elektronická komunikace se státní správou. Přiznání k DPH, kontrolní hlášení i souhrnné hlášení lze připravit přímo v programu. Dokument můžete následně odeslat elektronicky nebo exportovat do XML pro datovou schránku či portál EPO.
Zajímavostí je také možnost automatizace některých procesů. Modul S3 Automatic například podporuje automatické zálohování, upozornění na důležité termíny nebo výměnu dat s internetovým obchodem.
Fakturoid pro jednoduchou digitalizaci fakturace
Fakturoid cílí především na podnikatele a menší firmy, které chtějí digitalizovat fakturaci a předávání dokladů účetnímu. Výhodou je online prostředí, ve kterém může mít účetní vlastní přístup k dokladům.
Doklady lze exportovat například do Pohody nebo ve formátech ISDOC a ZIP. Fakturoid současně podporuje exporty pro přiznání k DPH, kontrolní hlášení, souhrnné hlášení a OSS.
Právě tato kombinace může být praktická pro živnostníka, který nechce provozovat komplexní účetní systém, ale zároveň potřebuje mít digitální doklady připravené pro účetní.
Jak dobře účetní nástroje zvládají DPH a kontrolní hlášení?
Rozhodující otázkou při výběru není pouze vystavení faktury. Plátce DPH musí řešit také správné členění dokladů a elektronická daňová podání. Kontrolní hlášení je přitom samostatné daňové tvrzení, které nenahrazuje přiznání k DPH.
Rozdíl mezi programy se může projevit v detailech. Fakturoid například umožňuje vytvořit kontrolní hlášení do XML, které následně odešlete přes portál finanční správy. Současně upozorňuje na důležitost správného DIČ, DUZP a evidence všech relevantních vydaných i přijatých faktur.
Money S3 jde v tomto směru dál. V programu lze vytvořit řádné, opravné i následné kontrolní hlášení a systém při změně již zahrnutého dokladu upozorní na nutnost řešit nové podání.
EET a digitální účetnictví: co dnes skutečně potřebujete?
Při hledání informací o digitalizaci účetnictví se stále setkáte s pojmem EET. Pro výběr současného účetního programu však není rozhodující. Elektronická evidence tržeb byla v České republice zrušena od 1. ledna 2023.
Dnes proto sledujte především napojení na banku, elektronickou fakturaci, exporty pro účetní, DPH, datové schránky a možnosti automatizace. Moderní online účetnictví pro firmy by mělo především omezovat ruční přepisování a snižovat počet míst, kde může vzniknout chyba.
Zdroje: POHODA.cz, Money.cz, Fakturoid.cz, UniverzitaHradecKrálové.cz, ČeskýStatistickýŮřad.cz, MinisterstvoFinancí.gov.cz
Fascinuje ji věda i objevování nového. Biochemie jí dává odpovědi, ale také vyvolává další otázky, které jí pomáhají zkoumat v laboratoři, ale i v kuchyni. Zajímá se o biohacking a hledá způsoby, jak vylepšit fungování těla i mysli. Miluje pohyb, který jí dodává energii a svobodu. Neustále hledá spojení mezi vědou, kreativitou a každodenním životem.