Jak dlouho je třeba archivovat účetní záznamy

Jak dlouho je třeba archivovat účetní záznamy

Je jedno, zda vaše firma řeší vedení účetnictví elektronicky nebo klasicky v tištěné podobě, zákon přikazuje všem větším firmám uchovávat účetní doklady. Nejsnadnější to mají podnikající fyzické osoby, které vedou pouze daňovou evidenci nebo výdaje uplatňují paušálem, avšak čím je firma větší, tím pro ni plyne více povinností a papírování. Proto se uchovávání účetních dokladů týká především všech podnikatelů i osob samostatně výdělečně činných.

A jak dlouho jsou účetní jednotky povinny uchovávat účetní záznamy, tak aby to bylo v souladu se zákonem? I když u rozdílných dokumentů je doba, na jak dlouho musí být uchovány různá, vždy se tato doba počítá od konce účetního období, kterého se tyto dokumenty týkají. Účetní závěrka a výroční zpráva musí být uchovány po dobu desíti let. Účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní spisy, účtový rozvrh a přehledy potom na dobu pěti let a stejná doba se týká i účetních záznamů, kterými jednotky dokládají vedení účetnictví.

Jako účetní záznamy může účetní jednotka využít mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci. Ta však musí splňovat požadavky kladené zákonem na účetní záznamy. Zákon o účetnictví však také zároveň stanovuje specifický postup archivace ve zvláštních případech. To je například když použijí účetní jednotky záznamy pro jiný účel, zejména pro účel trestního řízení, opatření proti legalizaci, občanského soudního řízení a dalších situacích. V těchto případech po uplynutí lhůty archivace podle zákona o účetnictví se archivuje ve lhůtách stanovených příslušnými zákony pro danou situaci.

Archivačních lhůt a výjimečných situací, týkajících se jednotlivých dokumentů, je opravdu hodně, navíc jsou lhůty uvedeny hned v několika zákonech. Proto nelze vždy jednoduše říct, jak dlouho je nutné příslušné dokumenty archivovat. V potaz se musí brát o jaký dokument se jedná a jaké pro něj v dané situaci platí zákony.